Para aprimorar o fluxo de informações com seus públicos interno e externo, as instituições utilizam serviços de Comunicação Empresarial, que podem ser realizados por um departamento interno, contratados de terceiros ou, ainda, oferecidos através de forma mista, combinando as duas anteriores.Os públicos internos são aqueles situados no interior dos sistemas da instituição (funcionários e chefias). Os externos são os localizados fora da estrutura sistêmica organizacional e em função dos quais ela existe e pelos quais sobrevive (clientes, consumidores, governo, imprensa, associações de classe, escolas etc). Podem ser identificados, ainda, os públicos mistos, cuja situação é de transição entre o sistema interno e o meio. É o caso de acionistas, revendedores ou fornecedoresO departamento de Comunicação Empresarial presta um serviço especializado, coordenando as atividades de comunicação de um assessorado com seus públicos e estabelecendo políticas e estratégias que englobam iniciativas nas áreas de Publicidade Propaganda (comunicação corporativa e de produtos/serviços), Relações Públicas, Comunicação Interna e Relacionamento com a Mídia (assessoria de imprensa). Embora seja possível utilizar os serviços de uma destas três áreas isoladamente, por exemplo um empresário divulga seus produtos apenas através da Publicidade, somente com sua aplicação conjunta e integrada uma instituição poderá sentir resultados mais abrangentes e eficazes. Também é fundamental que os responsáveis pela Comunicação Empresarial estejam em contato direto e permanente com a diretoria da organização, porque só assim terão condições de estabelecer as políticas e estratégias de comunicação necessárias, obtendo resultados melhores.
1- Relações Públicas
A área de RP vai se preocupar com a criação, planejamento e execução de programas de integração interna e externa. Assim, coordena desde festividades para funcionários ou cumprimentos a eles por aniversários, casamentos e dias especiais, como o da secretária, até atividades de cunho social, esportivo ou cultural, concursos, participação da organização em eventos, elaboração de peças institucionais ou envio de mensagens (telegramas, ofícios, convites) a pessoas ou entidades relacionadas com a instituição. Os relações públicas terão, ainda, as responsabilidades de realizar pesquisas para conhecer opiniões, hábitos e atitudes dos públicos; manter cadastros atualizados dos vários segmentos de interesse para a instituição, e participar na definição de estratégias globais de comunicação.
2- Comunicação Interna
Comunique-se em todos os níveis – Quando gerentes de alto nível se isolam física e psicologicamente de outros funcionários, a comunicação eficaz não acontece. O melhor enfoque à comunicação com os funcionários acontece por meio de conversas internas entre supervisores e subordinados. Respeitar os funcionários e saber ouvir e interagir com ele é a base para um programa de comunicação interna eficaz.Reuniões Presenciais – Com determinada freqüência, estas reuniões devem ser usadas como oportunidades para divulgação de resultados e o progresso da empresa. Além disso, estes encontros devem oferecer a oportunidade para os funcionários fazerem perguntas pessoalmente, se possível, ou por videoconferências e conferências telefônicas. Comunique-se online – Embora extremamente poderosa, a comunicação online deve ser usada com cuidado. Os funcionários que são bombardeados com informações via e-mail, acabam sofrendo sobrecarga e apresentam dificuldades no gerenciamento do volume de informações. Meios de comunicação síncrona devem ser usados exclusivamente para assuntos profissionais. A Intranet da empresa deve ser dinâmica com uma página inicial constantemente atualizada, para que se torne um meio importante para que os funcionários encontrem as informações mais recentes sobre a empresa.Publicações Orientadas para os Funcionários – Além da comunicação online, outra forma muito comum de compartilhamento de informações é o meio impresso, que deve ser atraente e interessante para o funcionário, fazendo com que se sinta parte da empresa. Uma forma de atingir seus funcionários é enviar revistas e periódicos da empresa para suas residências ao invés de distribuí-los no trabalho.Comunique-se Visualmente – Os funcionários tornam-se cada vez mais visualmente orientados em seus padrões de consumo. É preciso saber otimizar os espaços destinados às ações de comunicação interna como quadros, painéis e murais. A comunicação visual é fácil de implementar e praticamente impossível de passar despercebida.
3- Relações com a Mídia
A assessoria de Imprensa compreende tanto o serviço de administração das informações jornalísticas e do seu fluxo das fontes para os veículos de comunicação e vice-versa quanto a edição de boletins, jornais ou revistas. Embora alguns autores utilizem o termo “jornalismo empresarial” para designar estas atividades, ele é inadequado, por eliminar do seu raio de abrangência todas aquelas organizações que não sejam empresas – sindicatos, entidades de classe, clubes, agremiações esportivas, instituições culturais etc.Resumidamente, as atividades de uma assessoria de imprensa podem ser descritas como:Relacionamento com os veículos de Comunicação Social, abastecendo-os com informações relativas ao assessorado (através de release, press-kits, sugestões de pautas e outros produtos), intermediando as relações de ambos e atendendo às solicitações dos jornalistas de quaisquer órgãos de imprensa;Controle e arquivo de informações sobre o assessorado divulgadas nos meios de comunicação, bem como avaliação de dados provenientes do exterior da organização e que possam interessar aos seus dirigentes; Organização e constante atualização de um mailing-list (relação de veículos de comunicação, com nomes de diretores e editores, endereço, telefone, e-mail e detalhes relevantes); Edição de periódicos destinados aos públicos externo e interno (boletins, revistas ou jornais); Elaboração de outros produtos jornalísticos, como fotografias, vídeos, programas de rádio ou de televisão; Participação na definição de estratégias de comunicação.
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